NHỮNG ĐIỂM LƯU Ý KHI QUYẾT TOÁN THUẾ

KẾ TOÁN THUẾ

(1)  Vay và chi phí lãi vay. 
Khi công ty có đi vay vốn ngân hàng, tuyệt đối ko được để tiền mặt tồn quỹ cao, nhất là tại các thời điểm ngân hàng giải ngân. Nếu tiền mặt tồn quỹ quá cao có thể làm phiếu chi để chi ra bớt ví dụ như : chi phí marketing ko có hóa đơn, chi phụ cấp, chi gì gì đó….ko có hóa đơn. Mục đích là để giảm quỹ, nhưng chi phí này phải hợp lý và ghi rõ ko có hóa đơn, để sau này loại ra khi quyết toán thuế. Tại các thời điểm vay ngân hàng, mà số tiền tồn quỹ cao hơn số tiền ta đi vay, thì số chi phí lãi vay này ko được tính vào chi phí hợp lý, sẽ bị loại ra. Quỹ tiền mặt cũng ko được để âm, nếu có thiếu tiền thì làm hợp đồng vay của sếp hoặc của cổ đông, lãi suất 0%, sau đó khi nào tiền mặt cao lên, thì lại làm thanh lý hợp đồng vay này, trả lại cân đối sao cho hợp lý.
(2) sổ phụ ngân hàng.
Phải có đầy đủ sổ phụ theo từng tháng gồm có: sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi,…). Có sao kê cả năm thì càng tốt. Ngoài ra, phải có sổ phụ file cứng và file mềm kết xuất từ Internet Banking. Công ty nào chưa đăng ký thì nên đăng ký, để kiểm tra cho dễ, ko cần phải tìm tới tìm lui trong đống sổ phụ. Cả chính kế toán cũng dễ làm việc, và sau này cung cấp cho thuế. Thuế chủ yếu làm việc trên file trước, sau đó nghi vấn hoặc cần xác thực cái gì thì họ mới tìm bản gốc. Nếu lỡ có thiếu chứng từ gì đó, thì cuối năm nên kiểm tra lại để đi xin in lại bổ sung cho đủ, chỉ tốn thêm tiền phí, chứ đến lúc bị kiểm tra mới đi bổ sung thì mệt. Mấy cái này không có đáng, tháng nào xong tháng đó luôn cho khỏe, đừng để bị hành vì những cái linh tinh ko đáng này nhé.
(3) Lưu trữ hóa đơn đầu ra.
Hóa đơn nên được đánh theo số thự tự cuốn. Nếu là hóa đơn đặt in thì đã được đánh số, còn hóa đơn mua của thuế thì chỉ có số seri, ta tự đánh số thứ tự cuốn theo trình tự sử dụng và cả thời gian sử dụng của hóa đơn. Hóa đơn hủy: Trong 1 cuốn hóa đơn, có bao nhiêu số hủy, thì liệt kê ra rồi tạo một file Excel, file Excel này ta sẽ quản lý xuyên suốt từ khi bắt đầu kinh doanh. Khi thuế họ cần đối chiếu kiểm tra thì có ngay. Hóa đơn hủy liên 2 khách hàng trả về thì  dán ngay vào cuốn hóa đơn y như cũ, gạch chéo hủy, rồi dán thêm cái biên bản hủy hóa đơn vào sau nó luôn. Khi thuế kiểm tra thì thấy liền, chứ đừng để riêng ở bên ngoài vì mấy năm sau mới quyết toán.

(4) Lưu trữ hóa đơn đầu vào. 
Hóa đơn đầu vào nên đục lỗ, đóng bìa thành cuốn theo từng tháng hay từng quý, sắp xếp theo thứ tự như trên tờ khai GTGT. Khi bạn tìm 1 tờ hóa đơn ở dòng số mấy trên tờ khai thuế, thì đếm số tờ hóa đơn sẽ ra ngay. Đục lỗ luôn Tờ khai thuế GTGT vào đó. Một cuốn là một tháng hay một quý tùy vào số lượng hóa đơn nhiều hay ít. Nếu là 1 quý một bìa thì lưu cả Tờ khai THSDHĐ, Tờ khai thuế TNCN, Tờ khai TNDN tạm tính vào luôn. Quý nào có tờ khai quý đó. In thêm sổ cái 133 đã hạch toán khớp với bảng kê mua vào, để đối chiếu số dư, số phát sinh giữa sổ kế toán và báo cáo thuế luôn.
(5) Hóa đơn trên 20 triệu
Hóa đơn trên 20 triệu thì phải chuyển khoản, ngoài ra có thể photo thêm UNC thanh toán bấm chung vào hóa đơn hoặc là ghi chú lại hóa đơn nào thanh toán ngày nào cũng được, tùy mọi người có cách riêng của mình, để khi thuế họ cần bạn show ra UNC thanh toán cho hóa đơn trên 20 triệu là có liền. Lưu ý  “UNC chuyển tiền từ tài khoản cty mua sang tài khoản cty bán” ( tham khảo DN không đăng ký tài khoản ngân hàng vẫn được khấu trừ thuế GTGT). Hóa đơn trên 20 triệu, thuế sẽ kiểm tra có UNC thanh toán hay ko? Nếu ko đưa ra cho họ xem được UNC thanh toán thì phần thuế VAT họ sẽ không cho khấu trừ. Vì vậy,  chuẩn bị sẵn để họ hỏi là có ngay cho họ thấy. Khi mình chuẩn bị sẵn thì lục chứng từ rất nhanh, còn khi đó mới lục tìm thì lỡ như đã thất lạc thì mình trở tay ko kịp. Hóa đơn trên 20 triệu, nhưng bạn ko thanh toán qua ngân hàng mà cấn trừ công nợ với nhà cung cấp (có nghĩa là 2 bên mua bán qua lại cho nhau, rồi cấn trừ tiền luôn), thì phải có “Biên bản cấn trừ công nợ”, ký tên xác nhận giữa 2 bên.

(6) Hóa đơn mua hàng của những công ty đã bỏ chốn
Tuyệt đối không làm ăn, giao dịch với các công ty có dấu hiệu là công ty ma. Đừng nghĩ là có đầy đủ chứng từ hợp lý, có thanh toán qua ngân hàng, và thời gian đã lâu là qua hết.  Khi bạn có hóa đơn đầu vào là cty đã bỏ trốn thì thiệt hại là: loại thuế GTGT đầu vào, loại ra khỏi chi phí hợp lý, phạt hành chính, phạt chậm nộp thuế, chưa kể là hành vi gian lận, trốn thuế, tùy vào mức độ nghiêm trọng. Thời gian truy cứu trách nhiệm theo thuế nói với mình trước đây là 5 năm, hiện nay là 10 năm.

(7) Hạch toán phân loại chi phí
Khi hạch toán thì nên phân loại sẵn cái nào hợp lý và ko hợp lý luôn, khi quyết toán chỉ loại số chi phí ko hợp lý ra thôi, có thể dùng 1 tài khoản 6423 để hạch toán tất cả các khoản chi phí ko có hóa đơn hoặc hóa đơn ko dùng được, nói chung là chi phí CHẮC CHẮN BỊ LỌAI.Ngoài ra, có thể dùng tài khoản 6428 để hạch toán các CHI PHÍ NHẠY CẢM, có nghĩa là chi phí hợp lý nhưng phải có điều kiện, ví vụ như tiền phòng công tác, tiền tiếp khách… những khoản chi này thì phải có kèm theo như Giấy đi đường, quyết định công tác…Ngày xưa thì bị khống chế, nên mình phân loại ra sẵn để tiện kiểm tra, nhưng nay ko còn bị khống chế nữa, mình vẫn phân loại để dễ quản lý. Cẩn thận hơn thì khi hạch toán khoản chi nào ko có hóa đơn thì mình ghi rõ ra luôn là “Chi…..ko có hóa đơn”, hoặc “Chi….có hóa đơn nhưng ko hợp lệ”, để lỡ khi ta hạch toán có lộn tài khoản thì khi cuối năm làm BCTC cũng thấy liền mà sửa. Thuế họ nhìn cũng biết rồi, khỏi phải hỏi ta nữa,  làm sẵn hết như thế, nên thuế họ chỉ loại thêm của mình được vài tờ hóa đơn thôi (do đi công tác tặng quà tết mà mình lỡ show cho họ biết).